Wo sich früher schriftliche Bewerbungsdossiers gestapelt haben, stehen heute PCs. Fast immer wirst du deshalb deine Bewerbung in elektronischer Form einreichen. Was sich viele Bewerber nicht bewusst sind: Die eingegangenen elektronischen Dossiers werden inzwischen in vielen Firmen von Maschinen automatisch sortiert und vorselektioniert. Es ist also immer öfter eine Maschine, die darüber entscheidet, ob ein Mensch deine Bewerbung überhaupt zu Gesicht kriegt, oder ob dir automatisch abgesagt wird.
Ob das gut oder schlecht ist, sei einfach mal dahingestellt. Denn entscheidend für deinen Erfolg bei der Bewerbung ist, dass du weisst, wie eine solche Maschine funktioniert, damit du diese Hürde erfolgreich meistern kannst.
Die Maschine liest dein CV
In der Fachsprache heissen die Maschinen, die die CVs einlesen, «Parser». Und die Maschinen, die die Bewerbungen verwalten, heissen «Applicant Tracking System (ATS)». Der Parser liest deinen Lebenslauf ein und prüft dabei gleich noch, ob sich Rechtschreib- oder andere Fehler darin befinden.
Parser können zudem auch Profile in sozialen Netzwerken wie Linkedin oder Xing finden und auswerten. So können die eingereichten CVs mit den Angaben in den Sozialen Medien verglichen werden. Wer in seinem CV schummelt, fliegt so rasch auf. Zudem sucht die Maschine nach Schlüsselbegriffen in deinen Unterlagen, die für die ausgeschriebene Stelle wichtig sind. Dabei funktioniert die Maschine gnadenlos: Sind die voreingestellten Kriterien nicht korrekt im Lebenslauf enthalten, so kriegst du als Bewerber eine automatische Absage. Dabei ist es egal, wie individuell oder originell dein Lebenslauf gestaltet ist: Für die Maschine zählen nur die Fakten. Besonders tückisch: Wenn du über erforderliche Qualifikationen verfügst, die Maschine diese aber nicht erkennen kann, so wird sie davon ausgehen, dass dir diese Qualifikationen fehlen. Die Folge ist eine automatische Absage.
Am Ende des maschinellen Prozesses bleiben nur die Kandidaten und Kandidatinnen übrig, die durch den Filter der Maschine gepasst haben und die voreingestellten Kriterien erfüllen.
Gestalten für die Maschine, nicht für Menschen
Für dich als Bewerber bedeutet dies, dass du zuerst die Hürde «Maschine» überspringen musst. Und erst anschliessend den Menschen überzeugen musst. Schon kleine Fehler im Bewerbungsdossier können dafür sorgen, dass deine Bewerbung beim Personaler gar nie ankommt. Achte auf folgende Punkte:
Die Schrift, die du in deinem Lebenslauf und in deinem Motivationsschreiben verwendest, muss für die Maschine nicht schön sein, sondern sicher lesbar. Darum solltest du sogenannte «websichere Schriften» verwenden. Das sind Schriften, von denen man ausgehen kann, dass sie fast überall vorhanden sind. Geeignete Schriften sind: Arial, Arial Black, Arial Narrow, Trebuchet MS, Tahoma, Verdana, Georgia, Palatino, Times New Roman, Courier New.
Benutze bei einer digitalen Bewerbung eine dieser Schriften, bei anderen Schriftarten riskierst du Interpretationsfehler.
Kleine Grafiken können einen Lebenslauf optisch ganz schön aufpeppen: Infografiken und Piktogramme zum Beispiel, die die eigenen Stärken visuell darstellen. Oder die Bewertung der eigenen Sprachkenntnisse mit Sternchen angeben. Solche Darstellungen machen visuell vier her. Bloss: Die Maschine kann die Bilder und Symbole unter Umständen nicht verstehen. Die enthaltenen Informationen fehlen dann, und die Maschine geht davon aus, dass die Kenntnisse nicht vorhanden sind.
Verzichte auf Icons, Grafiken und Balkendiagramme. Gib deine Informationen in einfacher Textform an.
CV Parser haben Mühe, Inhalte aus Tabellen auszulesen. Die Maschine kann wohl verstehen, dass die erste Spalte die Zeitangaben zu beruflichen Positionen in der zweiten Spalte enthält. Doch wie soll die Maschine wissen, dass die dritte Spalte Sprachkenntnisse enthält, die in kieinem Zusammenhang mit den beruflichen Positionen der zweiten Spalte stehen? Das führt dazu, dass der vorhandene Text nicht richtig übernommen werden kann.
Versuche deshalb, deinen Lebenslauf so einfach wie möglich zu gestalten. Kein aufwändiges Design, sondern eine klare und schnörkellose Gliederung ist gefragt.
Linien, Rahmen und Schattierungen behindern die Lesbarkeit für die Maschine. Horizontale Linien zur Strukturierung der Bereiche behindern zudem auch den Lesefluss der Personaler. Verzichte also auf solchen optischen Schnickschnack. Denn weniger ist hier definitiv mehr.
Moderne Textverarbeitungssysteme bieten eine breite Auswahl von Sonderzeichen: Smileys, Pfeile, Aufzählungszeichen und Symbole wie ✓, €, ©, , &, oder #. Allen diesen Zeichen ist eines gemeinsam: Maschinen können sie schlecht einlesen und sie wissen auch nicht so recht, welche Bedeutung sie haben.
Damit dein Lebenslauf die Hürde «Parsing» souverän meistert, solltest du generell auf derartige Sonderzeichen verzichten.
Dein Lebenslauf muss aus Sicht des Personalers „lückenlos“ sein. Denn wo dein CV Lücken aufweist, mutmasst er irgendwie immer etwas Negatives. Darum ist es wichtig, dass deine Zeitangaben vollständig sind und durch den Parser sauber eingelesen werden können. Die Maschine erwartet die Angaben jeweils mit Monat und Jahr in Zahlen. Also: 04.2012 – 08.2017. Damit nun keine Lücke entsteht, muss die nächste Aufgabe am darauffolgenden Monat, am 09.2017, beginnen.
Wenn dein Lebenslauf eine Lücke aufweist, so wird der Parser das entsprechend ausweisen. Deshalb solltest du versuchen, alle Zeiträume in deinem Lebenslauf lückenlos zu dokumentieren und zu erklären. Sabbatical, Stellensuche, Reisen, Auslandaufenthalte oder Weiterbildungen werden von allen Personalern problemlos akzeptiert.
Die Titel in deinem Lebenslauf sollten einfach und klar sein. Am besten, du orientierst dich an den gängigsten Begriffen, also «Berufserfahrung» oder «Ausbildung». Verzichte auf besonders kreative Bezeichnungen wie «Erfahrungsstationen», oder «Erfahrungsfelder».
Die Suchmaschine sucht in deiner Bewerbung nach Schlüsselwörtern, so genannte Key Words. Je mehr solcher Schlüsselbegriffe in deinem Lebenslauf enthalten sind, umso besser.
Darum: Lies die Stellenanzeige genau durch und verwende in deiner Bewerbung genau die Wörter, die da gebraucht werden. Wenn im Inserat eine «Projektleiterin Human Resources» gesucht wird, solltest du in deinem Lebenslauf nicht schreiben, dass du als «Mitarbeiterin Personaladministration» gearbeitet hast, auch wenn das inhaltlich etwa das gleich war. Denn Maschinen suchen nach genau den Wörtern, die im Inserat verwendet werden.
Die Parsing-Maschine kümmert sich nicht um Schriftfarben, sie liest nur den Text ein. Das könnte einen auf die Idee bringen, Text in weisser Farbe im Lebenslauf einzufügen, um Informationen in die Maschine einzuspeisen, die für einen menschlichen Leser nicht sichtbar ist. So könnte man zum Beispiel zusätzliche Qualifikationen auflisten, über die man gar nicht wirklich verfügt. Dadurch würde man bei der Maschine Pluspunkte bekommen.
In der Praxis funktioniert das aber nicht. Denn später schaut ein Personaler die Bewerbung ja noch an und dann fällt das Lügengebäude blitzartig in sich zusammen. Und wer beim Schummeln erwischt wird, ist sowieso aus dem Rennen. Darum: Hände weg von unlauteren Machenschaften.
Dein Bewerbungsdossier sollte fehlerfrei geschrieben sein. Denn dem Personaler fallen Tippfehler sofort negativ auf. Aber was noch weit gravierender ist: Es ist möglich, dass die Parsing-Maschine fehlerhafte Wörter gar nicht richtig einlesen kann. Diese Informationen fehlen dann bei der automatischen Beurteilung der Bewerbung.
Der Lohn wird in der Regel im ersten Bewerbungsgespräch thematisiert.
Eine Entlassung ist für die betroffene Person oft ein harter Schlag.
Damit der Elevator Pitch sitzt, musst du dich gut vorbereiten.
Die Bewerbungsunterlagen sind eingereicht und du erhältst eine Bestätigung.
Hast du dir Gedanken über einen Branchen- oder Berufswechsel gemacht?
Du willst, dass ein Profi dich in Szene setzt und dein Bewerbungsfoto macht?
Warum solltest du dein Bewerbungsfoto nur von einem Profi machen lassen?
Etwa jede zweite Stelle wird besetzt, ohne dass sie öffentlich publiziert wird*.
